MICRO E PEQUENAS EMPRESAS

Lia um livro sobre o drama no World Trade Center que tratava da luta pela vida, mas que nos relatos, sem que esse fosse o objetivo, demonstrava a importância de pessoas que no cotidiano fazem diferença e pouco são notadas.

Não eram pessoas preocupadas com bolsas, sapatos, celulares, antes de deixar o local, mas interessadas em servir, ajudar conhecidos e desconhecidos a descerem as escadas, a se protegerem da fumaça, focadas em pedir resgate para os feridos, oferecer algum conforto, ainda que palavras. Pessoas pouco vistas e notadas na vida do complexo.

As empresas estão repletas de colaboradores que mantém tudo funcionando, e sequer sabemos os nomes. Muitos nos conhecem, e ,sem que digam, gostam de nós, mas não nos damos conta.

Assim que chegamos ao local do trabalho, lá está o computador com um fila de e-mails. Será que todos usam a “técnica do bate-corre”?

A técnica, irritante, mas que alguns acham interessante é a seguinte:

Quando um e-mail precisa seguir no dia, o último minuto também conta, certo?

E se for enviado assim que estiver indo para casa você não terá que responder nenhuma pergunta, caso a pessoa que o receba tenha alguma dúvida, correto?

Você cumpriu com sua tarefa, e o dia seguinte é o da seguinte. E ainda terá o dia inteiro para pensar no que vai responder no ultimo minuto do novo dia.

Ah, e se você é daqueles que saem tarde por causa do trânsito e manda o e-mail para o chefe, ele saberá que é um dedicado colaborador. Como seu e-mail é a ultima coisa que ele viu, você será o primeiro a tomar um café com ele para tratar do assunto. A probabilidade de vê-lo irritado pela manhã é menor do que no fim do dia.

A técnica tem lá suas vantagens políticas!

Se você é pontual ou chega mais cedo que os demais, vai encontrar alguns desses seres invisíveis e ainda não lhe dirão pelo caminho que fulano ligou, que sicrano deixou recado, e ao chegar na sua sala, o telefone não estará histérico.

Chegar cedo ou no horário tem lá seus confortos técnicos.

Quando o dia começa, as mesas estão arrumadas, muito melhor do que muitos deixaram no dia anterior – há casos em que quando “bate o horário”, se a física permitisse, lápis e canetas parariam no ar –, o café está pronto, o lixo foi retirado, o banheiro está limpo, os relatórios que você pediu estão em sua mesa, todos os lançamentos foram realizados até a data, não há nada atrasado, a posição de caixa dia já foi antecipada, a tomada da sua sala já foi trocada, seu mouse com defeito substituído, a senha que você perdeu já foi resgatada, agora é só criar uma nova, e assim a vida segue. Visível, mantida por seres invisíveis.

Você já deve ter visto algo parecido, alguém gosta de um relatório que recebe com frequência, então diz a um pessoa próxima:- Como é mesmo o nome daquela menina que prepara o relatório XYZ?

Ouve a resposta: – Clarice.

Teimoso, não sabe e contesta: – Não! Que Clarice…

Sabendo que não é a primeira vez que pergunta, a pessoa diz: – Aquela de olhos verdes, cabelos negros, sempre preso, que brinca com as meninas aqui no setor?

- Sim, essa!

Lá vem a resposta: – Não trabalha mais conosco.

 - Como, saiu quando? – Neste momento, muitos se espantam com o fato…

- Faz tempo que saiu! – Os que já sabiam balançam a cabeça em aprovação

Era quase invisível, concretizou-se!

E o relatório?

Quando não esquecido, invisível!

Ivan Postigo

Diretor de Gestão Empresarial

Autor do livro: Por que não? Técnicas para estruturação de carreira na área de vendas

Free e-book: Prospecção de clientes e de oportunidades de negócios

Postigo Consultoria Comunicação e Gestão

Fones (11) 4526 1197 / (11) 9645 4652

www.postigoconsultoria.com.br

ivan@postigoconsultoria.com.br

Twitter: @ivanpostigo

Nossas maiores conquistas não estão relacionadas às empresas que ajudamos a superar barreiras e dificuldades, nem às pessoas que ensinamos diretamente, mas sim àquelas que aprendem conosco, sem saber disso, e que ensinamos, sem nos darmos conta.

Quem pensa que as secretárias servem apenas para anotar recados se engana. Ela pode ser a peça-chave para o sucesso de um bom empreendimento. Vou explicar. Nesta semana fiz contato com diversas empresas para obter informações básicas sobre o negócio. E, para a minha surpresa, nenhuma das funcionárias que atenderam as minhas ligações sabia explicar sobre os projetos futuros do empreendimento ou mesmo dizer o telefone da assessoria de imprensa.

A secretária precisa estar preparada para fornecer ao cliente as informações fundamentais sobre aquele negócio. Além disso, deve direcionar o cliente para o setor capaz de atender as suas necessidades, conhecer os projetos e as áreas de atuação da empresa e saber os detalhes do funcionamento interno do empreendimento para auxiliar os próprios funcionários.

Saber explorar o potencial dessa funcionária é fundamental. De olho nisso, a revista Inc revelou algumas dicas para que você saiba como preparar as suas secretárias.

1. Contato próximo
As secretárias devem conhecer todos os clientes da sua empresa e saber quais são os fregueses fundamentais para o crescimento do negócio. Para obter essas informações, ela deve estar em constante contato com todos os funcionários e sócios da empresa e conhecer suas características e personalidades.

2. Colaboração nas vendas
O setor de vendas é fundamental para o crescimento do negócio. Contudo, alguns profissionais da área podem se confundir quanto às informações sobre um produto ou mesmo com a inclinação política da empresa. Para que esses erros não ocorram no processo de comercialização, as secretárias devem estar atentas e auxiliar os profissionais.

3. Problemas internos
A secretária deve zelar pelo bom funcionamento da empresa. Para isso, ela precisa ser a pessoa responsável por assessorar assuntos burocráticos e manter todo o sistema operacional do negócio em andamento.

4. Peça essencial
Por saber tudo o que acontece dentro de uma empresa, a presença dessa assistente é imprescindível. Quando ela está fora na hora de almoço, por exemplo, clientes e funcionários podem ficar sem retorno. Para que isso não aconteça, é aconselhável ter uma substituta para a secretária.

5. Consultora pessoal
Pelo amplo conhecimento dos setores e das normas da empresa, a secretária se assemelha a um departamento de recursos humanos. Ela ajuda os colegas de trabalho a solucionarem problemas pessoais e corporativos, por exemplo.

Fonte: Papo de Empreendedor