MICRO E PEQUENAS EMPRESAS

A maioria das boas coisas na vida são simples e gratuitas tais como ver uma lua cheia e brilhante, comer uma fruta no pé e coisas assim. Da mesma forma a maioria das grandes soluções de problemas são simples, muito simples. Dentre as grandes ferramentas simples de soluções de problemas temos o PDCA. Muito conhecido, muito citado, pouco utilizado e todo mundo finge que conhece e usa seus fundamentos quando o mesmo é citado, mas na maioria dos casos é cascata pura. No entanto, nada é mais óbvio e ridiculamente simples quanto a filosofia do PDCA. Afinal planejar, executar, controlar e ajustar a execução de qualquer tarefa é uma espécie de be-a-bá para qualquer coisa, pois quem seria o doido de sair fazendo as coisas sem planejar, controlar e etc, quem?

O nosso super-simples PDCA pode ser utilizado na realização de toda e qualquer atividade numa organização ou mesmo em casa. Imaginemos uma situação ideal em que todos da organização utilizem esta ferramenta de gestão no dia-a-dia de suas atividades. Seria a situação ideal pois desta forma, eliminariam a cultura de atuação por tarefas que muitas empresas insistem em perpetuar e que incentiva a se realizar o trabalho sem antes planejar, desprezando o autocontrole, o uso de dados gerados pelas medições por indicadores (o que? Indicadores?) e a atitude preventiva, para que os problemas dos processos nunca ocorram. Uma maneira de utilizar a filosofia do PDCA e cristalizar a sua implantação teria a seguinte formatação:

Plan – Planeje: Defina objetivos . Tendo um problema ou uma meta conhecida, estude, analise, decida o que fazer, e elabore um plano de ação, ou seja, após definidas as metas, deve-se buscar os meios e os procedimentos para alcançá-las. Não se perca de vista que nesta fase, se for a busca da solução de algum problema, não abrir mão de utilizar as demais ferramentas de gestão da qualidade (brainstorming, diagrama de causa e efeitos, etc). Se por acaso for metas, trate metas reais, factíveis e evite viajar na maionese. Por outro lado, se for metas de produção, deve-se evitar metas com prazos mensais, quinzenais ou mesmo semanais. O interessante é estabelecer metais diárias, pois nesta situação as variáveis de controles serão horas ou minutos, tornando a etapa de Controle (e também a de Ação) mais efetiva, pois daria tempo de corrigir a problemática antes da vaca ir pro brejo.
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Do – Execute: É a fase de implantação do planejamento conforme o programado. Na execução deve se executar a tarefa, conforme padrão definido no planejamento. Não se deve inventar e tampouco sair do planejado. Na coleta de dados devem-se registrar os dados da ação para o controle do processo.

Check – Verifique: Esta é uma etapa puramente gerencial, confrontar os resultados reais com os resultados esperados. Nesta fase de checar, deve-se comparar o resultado obtido com a meta definida do planejamento.

Action – Aja onde necessário. Faça ajustes onde for preciso. Assegure o bom resultado e recomece o ciclo. É hora de agir, agir corretivamente, agir preventivamente ou agir para melhorar, conforme a situação.

Durante o acompanhamento do PDCA geralmente são utilizadas algumas ferramentas para identificação do problema ou meta a ser alcançada, medição da questão, comparação, entre outras necessidades. Essas ferramentas são adaptadas e utilizadas de acordo com a empresa, o produto e o resultado a ser atingido. As mais comuns são: reuniões tipo brainstorming; diagrama de Pareto; diagrama de causa e efeito; histograma; diagrama de árvore; diagrama de dispersão; check list; plano de ação.

Não podemos perder de vista que o PDCA é um ciclo (lembram aquela pizza dividida em quatro partes?) e, portanto, deve rodar continuamente. E aqui reside a principal questão: muita gente boa ainda não entende o que seja “rodar” o PDCA. Ora, pois, pois, “rodar o PDCA” é justamente fazer todo o ciclo das quatro letras e ver que bicho que deu (planejar, executar, controlar e agir). Se aconteceu algum contratempo você corrige e recomeça (roda) tudo de novo. Se correu tudo direitinho, então beleza e bola pra frente porque você tem outros PDCA’s pra rodar. Simples assim. Mas para que rode de maneira eficaz, todas as fases devem acontecer. A supressão de uma fase causa prejuízos ao processo como um todo. Ao implementar, evite as seguintes bobeiras: fazer sem planejar tudo, tudinho mesmo; definir as metas e não definir os métodos e as possíveis encrencas para atingi-las (se você está pensando que no seu planejamento vai tudo certinho, então há alguma coisa errada na sua maneira de pensar); definir as metas e não preparar o pessoal para executá-las; fazer e não checar; planejar, fazer, checar e não agir corretivamente, quando necessário.

É muito-muito importante e necessário que o gestor fique esperto, pois o ciclo PDCA, assim como todas as outras ferramentas de gestão, deve ser bem utilizado para trazer o retorno esperado, fugindo dos erros mais comuns. Um deles está na definição dos objetivos. Muitos gestores traçam objetivos nada claros para a sua equipe, e esse erro atrapalha todo o restante do ciclo. Há ainda um outro erro cometido que está na escolha dos indicadores para o monitoramento das evoluções trazidas por meio de sua utilização. Muitas vezes deixam de pensar qual é o melhor método e medem os resultados através de um indicador qualquer; se bem que a definição de indicadores é quase um capítulo à parte para se tratar, tal a importância da sua escolha . Ao iniciar o trabalho com o ciclo PDCA, é preciso ter claro qual é o verdadeiro objetivo a ser atingido, qual a meta, pois só assim o processo poderá ser bem-sucedido. É preciso ainda que o processo, assim como a filosofia do PDCA, seja o mais simples possível, retrate as práticas atuais, seja fácil de ser revisto, atenda às necessidades do trabalho, conte com a participação das pessoas que executam a tarefa e, finalmente, mantenha o foco no cliente, uma vez que esse deve ser sempre o objetivo final.