MICRO E PEQUENAS EMPRESAS

Depois de vermos no artigo anterior a simulação de definição de estratégia para alcançarmos ganhos de produtividade, vemos que um sistema de gestão integrado, onde todas as equipes interagem, é uma grande ferramenta para tal fim. Esta ferramenta conceitual representa uma metodologia que permite o alinhamento dos esforços de todos os envolvidos no processo e seus gestores para a obtenção dos melhores resultados para a empresa, e compõe-se por quatro etapas: planejamento, controle, relatório e avaliação. Para o pleno funcionamento deste processo, são necessárias reuniões periódicas dos envolvidos para avaliar os resultados obtidos, as ações tomadas para resolução de problemas encontrados e para reavaliar o planejamento e os indicadores de desempenho.
Na fase de planejamento vemos que uma das definições adotadas para o conceito de planejar consiste em adequar, através de padrões, a utilização dos recursos para se atingir um objetivo dentro de um determinado prazo. Portanto, nesta fase do sistema, é feita a identificação dos trabalhos, procedimentos, tempos (tempos-padrão), recursos humanos e materiais, local físico e a logística necessária. Uma atenção especial deve ser dada ao conhecimento das metas da empresa e aquilo que se espera alcançar com determinado processo. É também importante conhecer em detalhes as atividades a serem desenvolvidas. Sendo assim, sempre que temos uma tarefa a realizar, surgem algumas perguntas que precisam ser respondidas:
– O que vamos fazer?
– Como vamos fazer?
– Quanto devemos fazer?
– Quem vai fazer?
– Dispomos de recursos (pessoas/materiais/equipamentos?)
Ao respondermos a estas perguntas, poderemos definir o nosso plano-mestre, (com sistema informatizado ou na mão) que é uma ferramenta que relaciona os volumes desejados com os padrões de operação e as necessidades de recursos de mão-de-obra, materiais e equipamentos. Concluímos então a fase de planejamento com este documento e verificamos que o plano-mestre apresenta a melhor utilização possível dos nossos recursos.
Controle é a monitoração dos recursos utilizados nos serviços com o objetivo de fortalecer a capacidade de produção de uma determinada área. É o esforço da equipe no sentido de atingir o planejado. A meta para esta fase, é executar as tarefas da maneira mais eficaz, devendo ter-se sempre em mente os seguintes pontos:

• Trabalho em equipe – efetuar uma boa distribuição das tarefas e deixar bem claro aos colaboradores como estas devem ser executadas, como proceder quando tiverem problemas, qual o volume a ser produzido, estabelecendo, igualmente, uma boa comunicação com o grupo como um todo;

• Formação do pessoal – ficar atento às necessidades de formação da equipe e informá-la sempre sobre o modo de execução das tarefas, de ajustamento dos equipamentos e sobre os padrões de qualidade desejados.

• Condições de trabalho – dar os recursos adequados para a execução de tarefas, como dispositivos, ferramentas e EPI. Estar atento à limpeza e lubrificação dos equipamentos, iluminação e organização da área e a outras condições relevantes ao processo.

• Expectativas – ser claro e honesto, transmitindo à equipe o que dela se espera. O colaborador deve saber, por exemplo: qual a quantidade de cada atividade, como executá-la e o tempo necessário.
• Acompanhamento – verificar as atividades que estão a ser desenvolvidas na área e acompanhar periodicamente a execução do que foi planejado.

A atenção a estes pontos assegura a realização do plano; mas o que se deve fazer quando o plano não é cumprido? Quando o que está sendo executado não é igual ao que foi planejado? isso significa que aconteceu algum problema. Então, o que se deve fazer nestes casos?
• Identificar o problema: Definir claramente a causa desse desvio.
• Registrar o problema: Para assegurar que a informação chegará aos níveis hierárquicos sem distorção.
• Comunicar o problema: Através do sistema, a informação será levada aos níveis hierárquicos responsáveis.
• Tomar ações corretivas e preventivas: Sendo que, para os problemas que cabem às “pessoas da área”, deverão ser tomadas ações imediatas. Mas deve-se ficar atento ainda aos seguintes pontos:

• Como assegurar que não acontecerá novamente descumprimento do planejado?
• Acompanhamento pelo sistema;
• Tomada de ações corretivas e preventivas rápidas para evitar que o problema se prolongue e provoque novo descumprimento do que foi planejado.

Executada a atividade, parte-se então para uma comparação (plano x realidade), entrando na fase de relatórios. Quando é feito o planejamento, tem-se como principal preocupação a realização das suas metas, o que garantirá o alcance dos objetivos da empresa. A comparação permanente entre o planejado e o realmente executado é uma necessidade; daí que o registro dos desvios seja extremamente importante, já que este fornecerá os meios para analisar e corrigir em tempo útil as distorções ocorridas. Documentadas as variações e as ações tomadas, também os gerentes estarão melhor informados sobre quais são os desvios, quem atuou, ou quem deve atuar e como. As perguntas nesta fase serão o que efetivamente foi alcançado em relação:

• ao plano?
• às metas programadas?
• às quantidades planejadas?
• aos custos?
• aos desvios?

Esta fase leva à avaliação que consiste na análise e no acompanhamento dos resultados registrados nos relatórios. Quando comparamos planejado x realidade, ficamos em condições de quantificar os resultados no que diz respeito ao volume de atividades, perdas de tempo e qualidade. Sendo assim, o próximo passo será o de avaliar os resultados através dos seguintes indicadores:

• Produtividade;
• Utilização;
• Eficiência;
Sendo que para avaliarmos o desempenho, precisaríamos antes comparar os resultados obtidos com três parâmetros fundamentais:

• O que foi planejado?
• O que foi realizado?
• Como era o nosso desempenho anterior?

É possível obter uma melhoria do desempenho, mesmo não se alcançando o que foi planejado. Neste caso, devemos intensificar as nossas ações no sentido de diminuir o efeito das variações em relação ao que foi planejado. Se obtivermos uma melhoria do desempenho e alcançarmos as metas estabelecidas, ótimo, beleza! Vamos então estabelecer novas metas e partir para novos desafios. No caso de não alcançarmos as metas e o nosso desempenho piorar, devemos dirigir a nossa atuação para a correção das causas das variações em relação ao planejado. É preciso verificar se houve falhas no planejamento ou na execução das tarefas e, se assim for, eliminá-las. Dessa forma, o que se deseja é que haja um retorno de informações para se poder efetuar a retro-alimentação do sistema (replanejamento). É importante salientar que, dentro de qualquer sistema, uma etapa deve levar à seguinte. Queimar etapas pode impedir o correto funcionamento do processo. Quem ocupa um cargo de gestor, deve reforçar, corrigir, mudar, melhorar e tomar, enfim, tomar todas as medidas necessárias no sentido de melhorar os indicadores e alcançar novos patamares de produtividade no desempenho geral da empresa e não apenas da patuléia, a turma que rala no chão de fábrica, porque estes apenas replicam o grau de produtividade da turma do andar de cima.

Mauricio de Oliveira

Engenheiro Industrial e Consultor em Gestão Industrial e de Qualidade

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